Todas las empresas, sean personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, que se dediquen, como actividad principal, a la prestación de servicios técnicos o importen, almacenen, transporten, fabriquen, procesen, preparen, vendan, distribuyan, reenvasen, suministren o manipulen productos y materiales químicos (incluyen los productos higiénicos) están obligadas a contar con los servicios de regencia química y cumplir con una cantidad mínima de horas al mes,que deberá ser calculada, de acuerdo con las actividades del referido establecimiento.
Las regencias pueden ser externas o internas.Deben estar inscritas en el Colegio de Ingenieros Químicos de Costa Rica y dicha inscripción debe ser renovada por el regente cada año. La condición de Regente es conferida y autorizada por el Colegio de Ingenieros Químicos, previo pago de los costos correspondientes.
El número mínimo de horas contratadas para cada regencia, se fijará de acuerdo con el nivel de complejidad de la actividad y otros factores que se obtiene a partir de la tabla de cálculo de horas oficial que proporciona el Colegio de Ingenieros Químicos (CIQPA).
Existen varios tipos de regencia y estas pueden influir en el cálculo final de horas requeridas. Sin embargo, para efectos de registros, trámites y permisos, el CIQPA solicita contar con la regencia clasificada como tipo "C". Este tipo de regencia usualmente es contratada bajo la modalidad de outsourcing, porque resulta más económico para las empresas, al pagar sólo las horas necesarias del profesional responsable.
El profesional responsable del área química está obligado a dejar constancia escrita, conforme a su mejor criterio, de las observaciones, recomendaciones e incidencias que ocurran durante su gestión profesional.
Deberá anotar en su cuaderno de bitácora, todos los aspectos que considere de trascendencia en cuanto a la mejor descripción de la práctica profesional empleada en la actividad del caso, procurando siempre que no se viole la confidencialidad inherente a toda actuación profesional. Las anotaciones deben hacerse en la sede del servicio y podrán contener esquemas, dibujos, gráficos y cualquier otra simbología adecuada a la finalidad de la anotación.
Para poder cumplir con el requerimiento de inscripción de la regencia se debe realizar un contrato por servicios profesionales entre el regente y la empresa contratante. El Contrato de servicios profesionales para regencias deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. Calidad profesional.
2. Calidad del establecimiento y de su representante legal.
3. Declaración de conocimiento del presente Reglamento, manifestada expresamente por ambas partes.
4. Declaración del tipo de Regencia conforme lo definido en el artículo 3.
5. Declaración del tiempo semanal que el profesional dedicará en particular a la gestión de sus obligaciones como Regente y la remuneración que percibirá por el ejercicio de la Regencia.
6. Descripción resumida del alcance de los servicios contratados, de acuerdo con su ejercicio profesional.
Obligaciones generales del Regente:
1. Inscribir su condición de Regente ante el Colegio de ingenieros químicos.
2. Procurar el cumplimiento de las disposiciones legales que afecten las actividades del establecimiento, en cuanto a su relación con las profesiones incorporadas al Colegio. Tales como: la inscripción del establecimiento que regenta; la vigencia del Permiso Sanitario de Funcionamiento; la inscripción y el registro del establecimiento, sus productos o servicios, ante el Ministerio de Salud y demás instituciones que corresponda; la asesoría para la obtención de pólizas de seguro contra incendio y riesgos profesionales; la representación técnica del establecimiento, ante organismos de derecho público (cuando se le asigne esta función específica) y la comunicación al Colegio sobre la terminación de su regencia.
Motivos de rechazo de una regencia
Se podrá rechazar la regencia por alguna de las siguientes razones:
• No ser miembro activo del Colegio de Ingenieros Químicos.
• Incumplimiento, por parte del Establecimiento, de la Ley No. 6038 y sus reglamentos.
• Cualquier otro motivos, derivado de las leyes, reglamentos y decretos aplicables a la materia.
Motivos de pérdida de vigencia de una regencia
Las regencias perderán su vigencia por alguna de las siguientes situaciones:
1. Pérdida, por parte del colegiado, de su condición de miembro activo del Colegio Federado.
2. Incumplimiento de la renovación de la regencia anual.
3. Denuncia del Establecimiento que recibe los servicios de Regencia, en cuanto a incumplimiento demostrado del profesional respectivo, previo el debido proceso.
4. Decisión de la Junta Directiva General, basada en una denuncia formulada por el profesional regente, por la Fiscalía del Colegio o por otro ente público o privado, con las responsabilidades estipuladas en las leyes y reglamentos de la República.
5. Comprobación de alguna denuncia presentada por el regente o por el establecimiento, basada en incumplimiento del contrato inscrito en el Colegio, por alguna de las dos partes.
6. De mutuo acuerdo o por cualquier otra causa que se desprenda de la Ley No. 6038, sus Reglamentos y el Código de Ética Profesional.
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